Συνηθέστεροι λόγοι σπατάλης χρόνου

• Έλλειψη ή ασάφεια στόχων, οδηγιών, προτεραιοτήτων ή προθεσμιών.
• Μη συμμόρφωση στις οδηγίες, στόχους, προτεραιότητες ή προθεσμίες.
• Ύπαρξη μη ρεαλιστικών στόχων, προτεραιοτήτων και προθεσμιών.
• Αναβλητικότητα και αναποφασιστικότητα.
• Ημιτελείς εργασίες.
• Αδυναμία να πεις «όχι».
• Συμμετοχή σε συναντήσεις χωρίς ξεκάθαρο σκοπό και ατζέντα.
• «Πυροσβεστική» ενασχόληση με τα επείγοντα και όχι τα σημαντικά.
• Τελειομανία - Μη ανάθεση.

Προκειμένου να εξοικονομήσουμε κάποιες ώρες παραπάνω την ημέρα είναι απαραίτητη η σωστή διαχείριση χρόνου (time management), γιατί διαφορετικά οι επιπτώσεις στη ζωή μας είναι πολλαπλές.

Επιπτώσεις της αναποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου

Η επιτυχία μας ή η αποτυχία μας εξαρτάται κατά ένα μεγάλο ποσοστό από τον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε το διαθέσιμο χρόνο μας.

Η αναποτελεσματική χρήση του χρόνου οδηγεί σε:
• Ανολοκλήρωτα έργα
• Μειωμένη απόδοση και παραγωγικότητα
• Αποτυχία στόχων και επιδιώξεων
• Έλλειψη ικανοποίησης σε προσωπικό και επαγγελματικό επίπεδο
• Τύψεις – Διάψευση προσδοκιών
• Κακή ποιότητα δουλειάς
• Συγκρούσεις στη δουλειά και στο σπίτι
• Θυμός – επιθετικότητα - παραίτηση
• Φόβο για τις συνέπειες, πίεση ανησυχία και άγχος με σοβαρές επιπτώσεις στην υγεία και την ευεξία μας.
• Επαγγελματική εξουθένωση (BurnOut)

Δύο λέξεις κλειδιά στη διαχείριση του χρόνου είναι η οργάνωση του ημερήσιου προγράμματος και η μη αναβλητικότητα! Άλλωστε, ο χρόνος είναι κάτι που δεν αλλάζει, ενώ η μέρα θα συνεχίζει να έχει πάντα 24 ώρες! Το μόνο που μπορεί κανείς να διαχειριστεί είναι ο εαυτός του και το τι μπορεί να κάνει με το χρόνο που έχει στη διάθεσή του.

Μερικές χρήσιμες συμβουλές που μπορούν να βοηθήσουν στη σωστή οργάνωση του χρόνου.

1. Ανακάλυψε πού χάνεις τον χρόνο σου. Μια αναλυτική καταγραφή των δραστηριοτήτων σου μέσα στη μέρα, με χρονομέτρηση, μπορεί να σε οδηγήσει σε ενδιαφέροντα συμπεράσματα. Μήπως δαπανάς πολύ χρόνο σε «ασήμαντες» δραστηριότητες, δηλαδή δραστηριότητες επείγουσες, αλλά όχι σημαντικές ή σε δραστηριότητες που δεν είναι ούτε σημαντικές, ούτε επείγουσες;

2. Οργάνωσε το πρόγραμμά σου. Κατάγραψε τις δουλειές που έχεις τόσο για την επόμενη μέρα, όσο και για τον επόμενο μήνα. Προγραμμάτισε τις δουλειές του μήνα σταδιακά στο ημερήσιο πρόγραμμά σου και προσπάθησε να μην ξεφεύγεις από το αρχικό πλάνο σου. Χρησιμοποίησε τις νέες τεχνολογίες για να σου θυμίζουν εγκαίρως τις εκκρεμότητές σου. Ωστόσο, μην ξεχνάς πως η ευελιξία είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη οργάνωση. Άφησε χρόνο για τα αναπάντεχα πράγματα που δεν μπορείς να ελέγξεις, όπως διακοπές, προβλήματα και κρίσεις.

3. Μάθε να λες «όχι». Το να αρνείσαι να αναλάβεις εργασίες που δεν είναι της αρμοδιότητάς σου, μπορεί να αποβεί ευεργετικό. Όταν κάποιος σου ζητά να κάνεις κάτι, αναρωτήσου «είναι δική μου ευθύνη;» ή «μήπως μπορεί να το κάνει κάποιος καλύτερα;» και αναλόγως πράξε.

4. Βάλε προτεραιότητες. Όρισε τις πιο «επείγουσες», αλλά ταυτόχρονα σημαντικές υποχρεώσεις σου! Φτιάξε από το βράδυ της προηγούμενης μια λίστα με όλα όσα έχεις να κάνεις. Κάθε φορά που ολοκληρώνεις κάτι, βάζε ένα «ν» και μην ξεχνάς να συμβουλεύεσαι τη λίστα σου πολλές φορές στη διάρκεια της ημέρας.

5. Θέσε ρεαλιστικούς στόχους και συγκεκριμένα deadlines για κάθε καθήκον σου και βάζε τα δυνατά σου ώστε να μην υπερβαίνεις αυτά τα χρονικά όρια. Διαμόρφωσε το πρόγραμμα της επόμενης μέρας βάσει ρεαλιστικών στόχων, δηλαδή σύμφωνα με τους δικούς σου ρυθμούς. Καλύτερα να θέτεις λιγότερους στόχους και να τους διεκπεραιώνεις, παρά το αντίθετο.

6. Ανάθεσε αρμοδιότητες. Συχνά, η μεταβίβαση αρμοδιοτήτων ενέχει ένα δίλημμα μεταξύ του να μεταβιβάσουμε ή να κρατήσουμε ευθύνη και εξουσία. Το πόσο καλά χειρίζεσαι το παραπάνω δίλημμα δείχνει πόσο σωστά μεταβιβάζεις αρμοδιότητες και μπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης χρόνου στα χέρια σου. Ιδιαίτερη σημασία έχει η επιλογή του κατάλληλου προσώπου για την κάθε δουλειά, οι ξεκάθαρες οδηγίες και το χρονοδιάγραμμα.

7. Μη γίνεσαι αναβλητικός. Μήπως τείνεις να αναβάλεις τις πιο «βαρετές» εργασίες ή τις εργασίες εκείνες για τις οποίες δε νιώθεις ιδιαίτερα ικανός και επαρκής για την διεκπεραίωση τους; Τότε, το πιο πιθανό είναι να βιώνεις στην καθημερινότητά σου διαρκές άγχος, φόβο αποτυχίας, συναίσθημα ανεπάρκειας ή έλλειψη ενδιαφέροντος για κινητοποίηση. Ωστόσο, θυμήσου πως οι συνεχείς αναβολές εργασιών καταλήγουν στη δημιουργία όλο και περισσότερων εκκρεμοτήτων, αυξάνοντας έτσι το άγχος και την ένταση.

Η πίεση του χρόνου είναι χαρακτηριστικό των ανθρώπων που νιώθουν καταπιεσμένοι. Οι επιτυχημένοι άνθρωποι μαθαίνουν να βάζουν προτεραιότητες και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον χρόνο τους. Θυμήσου! Δύο είναι οι βασικοί κανόνες για να επιτύχεις οπουδήποτε: «Άρχισε να δουλεύεις!» και «Συνέχισε να δουλεύεις!»

Tags: Διαχείριση Χρόνου, Αναβλητικότητα, Στρες